Uitnodiging en agenda Algemene Ledenvergadering 2020

Vanwege de ontwikkelingen rond corona kon de Algemene Ledenvergadering op 21 maart 2020 helaas niet doorgaan.

Nu het coronavirus in Nederland meer onder controle lijkt, durft het bestuur het aan opnieuw de ALV 2020 te organiseren. Het bestuur nodigt u daarom van harte uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering op zaterdag 26 september 2020.

De locatie is De Kandelaar, Stationsweg 4 in Holten.
De vergadering begint om 10.00 uur. De zaal is vanaf 9.30 uur open. U wordt verzocht tijdig te komen, zodat de leden gespreid naar binnen kunnen en zich kunnen aanmelden.

De agenda met toelichting en bijlagen treft u onderstaand aan.

In verband met de logistiek wordt u verzocht u aan te melden vóór zondag 20 september

U kunt zich aanmelden per e-mail via info@evdeborkeld.nl of eventueel per post naar de secretaris, J. Kuijpers, Adigestroom 122, 2721AL Zoetermeer.

 

Om de vergadertijd te beperken (i.v.m. corona) wordt u verzocht vragen en/of opmerkingen vóóraf in te dienen. Bij voorkeur kan dit door de vragen en/of opmerkingen op de ledenforum-pagina van onze website te plaatsen. Voordeel hiervan is dat deze vragen en/of opmerkingen daardoor toegankelijk zijn voor alle leden.

Hieronder een directe link naar deze pagina:

 

Ledenforumpagina ALV 2020

Concept-agenda

Algemene Ledenvergadering (ALV) op 26 september 2020, in De Kandelaar, Stationsweg 4, Holten

Aanvang: 10.00 uur

1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda

2. Vaststellen notulen ALV 16 maart 2019

3. Ingekomen en uitgaande stukken

4. Terugblik 2019/2020 en vooruitzichten 2020/2021

a. Brandveiligheid/ voortgang brandgangen
b. Vianenweg (verharding en bouwplan)
c. Afvalinzameling
d. Najaarsbijeenkomst
e. Commerciële en niet gewenste activiteiten
f. Gebiedsvisie
g. AED
h. Ledenbestand en ledenwerving

5. Financiën

a. Financieel overzicht 2019
b. Verslag kascommissie
c. Benoeming kascommissie 2020
d. Goedkeuring begroting 2020

6. Voorstel tot wijziging statuten en huishoudelijk reglement

7. Bestuurssamenstelling

8. Rondvraag

9. Sluiting

Toelichting bij de agenda

Ad 2: Vaststellen notulen ALV 16 maart 2019

Bijlage: Concept notulen ALV2019 V0.3

 

Ad 4: Terugblik 2019/2020 en vooruitzichten 2020/2021

Als bijlagen zijn bijgevoegd:

Notitie Gebiedsvisie ALV 26 september

Notitie Commerciële niet gewenste activiteiten

 

Ad 5: Financiën
De volgende bijlagen worden behandeld:

Bijlagen:

Kopie-van-jaarekening-2019-begroting-2020-EV-de-Borkeld-0.1

Toelichting financien

Verklaring jaarcijfers boekjaar 2019

 

Ad 6: Voorstel tot wijziging statuten
Daar een aantal artikelen in de statuten niet meer de huidige situatie dekt, is in de ALV van 16 maart 2019 afgesproken enkele wijzigingen in de statuten aan te brengen en tevens is toen besloten ook het Huishoudelijk Reglement aan te passen. De voorgestelde wijzigingen van de statuten zijn inmiddels door de notaris tot een conceptvoorstel verwerkt. Na goedkeuring door de ALV zal de notaris de wijzigingen definitief maken.

De belangrijkste wijzigingen zijn:
a) Statuten artikel 2
Het recreatieterrein de Borkeld is nauwkeuriger gedefinieerd. Ook is uitgebreider gedefinieerd hoe de vereniging haar doel tracht te bereiken.
b) Statuten artikel 4
Naast natuurlijke personen is het nu ook mogelijk dat rechtspersonen lid zijn, die eigenaar zijn van een onroerende zaak op het recreatieterrein.
c) Statuten artikel 8
Aangezien in de statuten het begrip “erelid” niet is gedefinieerd, wordt de alinea over het vrijstellen van contributie voor ereleden verplaatst naar het Huishoudelijk Reglement.
d) Statuten artikel 12
De ALV hoeft niet meer per sé te worden gehouden in Holten maar op een locatie in Holten of binnen een straal van 10 km vanaf de gemeentegrens.
e) Statuten artikel 13
Op afstand digitaal stemmen t.b.v. de ALV wordt mogelijk gemaakt.
f) Huishoudelijk Reglement
In een nieuw artikel 3 wordt het begrip erelid gedefinieerd.

Zie bijlagen:

Akte van statutenwijziging

Akte-van-oprichting-20-3-1995

Huishoudelijk reglement concept 0.2

 

Ad 7: Bestuurssamenstelling
Ofschoon het voltallige bestuur statutair uit 7 leden kan bestaan, telt het huidige bestuur momenteel 5 leden. Van deze 5 bestuursleden hebben Hanny Ekkelkamp en Ruud Hegger aangegeven niet de gehele bestuursperiode tot 2025 te willen volmaken. Hierdoor is nu al ruimte voor twee nieuwe bestuursleden. De leden Toon Habers en Jaap Feenstra hebben zich hiervoor beschikbaar gesteld. Het bestuur stelt voor de heren Habers en Feenstra in de ALV als bestuurslid te benoemen. Als bijlage treft u een CV + motivatie van beide heren aan.

Bijlagen:

CV + motivatie Jaap Feenstra

CV + motivatie Toon Habers

Om de kans op coronabesmetting tot een minimum te beperken, ziet het bestuur zich genoodzaakt een aantal extra maatregelen te nemen:

  • 1.5 meter afstand
    • De leden dienen zich gedurende de hele ALV aan de door de overheid vastgestelde 1,5 meter afstand regel te houden
    • De zaal van de Kandelaar is dermate groot dat de 1,5 meter maatstaf ruimschoots kan worden opgevolgd. Onder normale omstandigheden heeft de  zaal van de Kandelaar ruimte voor 800 mensen.
    • Het bestuur wil het aantal deelnemers beperken tot maximaal 80 (leden en introducees),(ervaring van afgelopen jaren leert dat dit voldoende is).
  • Om het lopen door de zaal zoveel mogelijk te beperken:
    • zullen geen pauzes worden gehouden
    • wordt niet in groepjes gediscussieerd (zoals de bedoeling was tijdens de ALV van 21 maart)
    • wordt helaas ook geen lunch geserveerd
  • Om de duur van de vergadering te beperken:
    • is geen gastspreker uitgenodigd
    • wordt geen lunch aangeboden
    • begint de vergadering om 10.00 uur en eindigt uiterlijk om 12.00 uur.
    • wordt de leden gevraagd vóóraf vragen en/of opmerkingen in te sturen
  • Een lid mag alleen een introducee meenemen, als deze:
    • tot dezelfde familie/gezin behoort als het lid
    • tezamen aan één tafeltje of naast elkaar op een bank kan plaatsnemen
    • het verdient de voorkeur als leden zonder introducee de ALV bijwonen!
  • Een lid en introducee mogen niet aan de vergadering deelnemen als:
    • bij het lid en/of de introducee het coronavirus is vastgesteld
    • het lid en/of de introducee vanwege corona in quarantaine zit
    • het lid en/of de introducee ziekteverschijnselen hebben die mogelijk gerelateerd zouden kunnen zijn aan corona.
  • Stemmen bij volmacht (overeenkomstig de statuten).
    • Indien een lid niet aan de vergadering kan deelnemen, kan het lid een ander stemgerechtigd lid een schriftelijke volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn/haar stem.
    • Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gevolmachtigde optreden.