Privacyverklaring

Privacyverklaring Eigenarenvereniging De Borkeld te Holten

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG, heeft de Eigenarenvereniging De Borkeld een privacyverklaring opgesteld. Hierin staat onder meer hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens van haar leden. Met de nieuwsbrief van begin september 2018 zijn de leden hierover geïnformeerd.

Verklaring :

Inleiding
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze Europese regelgeving vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De nieuwe regelgeving geeft meer rechten voor burgers, meer verantwoordelijkheden voor organisaties die persoonsgegevens registreren, en meer bevoegdheden voor de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, AP.

Aangezien de Eigenarenvereniging  De Borkeld (de EV) persoonsgegevens van haar leden registreert, moet ook de EV aan de AVG voldoen. Zo moet de EV aangeven hoe zij met die gegevens omgaat en hierover de leden informeren in de vorm van een (online) privacyverklaring. Dit document is de privacyverklaring van de Eigenarenvereniging De Borkeld in Holten.

Door het aangaan van het lidmaatschap van de EV, of wanneer om een andere reden persoonsgegevens worden verstrekt aan de EV, geeft de desbetreffende persoon uitdrukkelijk toestemming om zijn/haar persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.

Verwerking van persoonsgegevens van (aspirant-)leden
Persoonsgegevens van (aspirant-)leden worden door de EV verwerkt ten behoeve van de lidmaatschapsovereenkomst: het aangaan van het lidmaatschap. Grondslag hiervoor zijn de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van leden en de daarvoor noodzakelijke communicatie binnen de vereniging, tussen bestuur en leden en tussen leden onderling.

Voor deze doelstelling kan de EV de volgende persoonsgegevens vragen: voorletters, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer(s), e-mailadres, recreatieadres op De Borkeld,thuisadres, geslacht en bankgegevens.

De persoonsgegevens worden door de EV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:

  • gedurende de periode dat een persoon lid is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 10 jaar;
  • indien het aspirant-lid geen lid wordt, worden de persoonsgegevens zo snel mogelijk – maar uiterlijk binnen 6 maanden – verwijderd;
  • zolang de toestemming niet is ingetrokken, kunnen persoonsgegevens worden bewaard na beëindiging van het lidmaatschap ter benadering voor een bijzondere activiteit of gebeurtenis.

Verwerking van persoonsgegevens van derden/geïnteresseerden.
Persoonsgegevens van derden/geïnteresseerden worden door de EV verwerkt ten behoeve van de informatieverstrekking en voor gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is mondelinge toestemming of afgifte visitekaartje;

Voor deze doelstelling kan de EV de volgende persoonsgegevens vragen: voorletters, tussenvoegsel, achternaam, (zakelijk- ) telefoonnummer(s) en (zakelijk) e-mailadres.

De persoonsgegevens worden door de EV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat de EV de desbetreffende personen beschouwt als externe betrokkene of geïnteresseerde.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens van leden kan de EV aan derde partijen verstrekken uitsluitend en alleen indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Dit kan betrekking hebben op het beheer van de ledenadministratie, het verzorgen van de omgeving van de website, de inning van de contributie en het verzorgen van de (financiële) administratie.

De EV zal geen persoonsgegevens delen met andere partijen waarmee geen  zogenaamde

verwerkersovereenkomst is afgesloten ter waarborging van de beveiliging van persoonsgegevens.

Verder zullen de aan de EV verstrekte gegevens niet aan andere partijen worden gegeven, tenzij

dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader

van een onderzoek (persoons)gegevens bij de EV opvraagt. Ook kan de EV persoonsgegevens delen met derden indien het desbetreffende lid  hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Website

Bij een bezoek aan de website van de EV slaan de servers automatisch informatie op zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek.

Op de website van de EV kunnen links naar websites van derden zijn opgenomen. Wanneer gebruikers deze website bezoeken, zijn de privacyregelingen van deze derde partijen van toepassing. De EV is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan.

Beeldrecht

Tijdens activiteiten van de vereniging, zoals de algemene ledenvergadering en excursies, kunnen  foto’s en ander beeldmateriaal worden gemaakt waarop leden van de EV en/of bezoekers staan. Deze beelden kunnen op de website van de EV en in bijvoorbeeld nieuwsbrieven verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via info@evdeborkeld.nl  kenbaar te worden gemaakt. Desbetreffend beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene sfeerbeelden waarop een persoon niet centraal of duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

Beveiliging

De EV heeft maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zorgt de EV ervoor dat alleen de noodzakelijke en daartoe gerechtigde personen toegang hebben tot persoonsgegevens – in het algemeen de leden van het bestuur van de EV – , en dat de toegang tot de persoonsgegevens is afgeschermd.

Rechten omtrent persoonsgegevens

De leden hebben recht op inzage en rectificatie van de persoonsgegeven die de EV van hen heeft ontvangen.

Klachten

Een lid kan zich met een klacht over de verwerking van persoonsgegevens wenden tot de vereniging, i.c. het bestuur. Als dit niet leidt tot oplossing van de klacht, heeft het lid het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging van privacybeleid

De EV past haar privacybeleid zo nodig van tijd tot tijd aan. Op de website zal steeds de meest recente versie van de privacyverklaring worden opgenomen. Bij belangrijke wijzigingen zal de EV de leden informeren via nieuwsbrief en/of website.

Holten, 25 augustus 2018